Alapfogalmak
Törzsadatok
Modulok
Automatikus csatolások
Emailek csatolása
További dokumentumok becsatolása

Alapfogalmak

A SelExped-programban beépített dokumentum-menedzsment van, ami azt jelenti, hogy minden, azzal előálított nyomtatványt (fuvarokmányokat, számlákat stb.) az adatbázisában (a szerveren) letárol és így később bármikor visszakereshetővé tesz. Ezek a dokumentumok ugyanúgy a program adatbázisában kerülnek letárolásra, ahogy az oda bevitt egyéb adatok, védett, központi helyre. 

Csatolt dokumentumok a következő módokon kerülhetnek a programba:

• A program automatikusan állítja elő és csatolja be (fuvarokmányok, számlák stb.), részletesen lásd lejjebb
• A felhasználók maguk csatolják be (ezek lehetnek emailek vagy fájlok)

Dokumentum minden olyan modulnál csatolható, ahol Csatolt dokumentumok fül is van. Lásd lejjebb.

FIGYELEM!

A SelExped dokumentum menedzsment előnyei a hagyományos dokumentumkezeléssel szemben a következők:

• Minden dokumentum egy központi, védett helyre kerül, így - megfelelő jogosultsággal - bárki bármikor hozzáférhet
• Egy helyen lesz az összes dokumentum, ott, ahova tartozik és nem a felhasználók gépein szétszórva

Törzsadatok 

A csatolt dokumentumok típusait egy külön törzsben kell megadni (előre felvitt beállítások vannak, szükség esetén - megfelelő jogosultsággal - azokat lehet módosítani:

Modulok

• Dokumentumokat csatolhat a Küldeményfelvételben pozíciókhoz:
  
  
  
  További információkat erről ezen a linken olvashat!
  
  
• Dokumentumokat csatolhat a Számlázásban számlákhoz (lásd lejjebb)
  
  
• A Járatelszámolásban járatokhoz

• A Cross-Dock modulban raktári mozgásokhoz

• A raktár modulban raktári mozgásokhoz

Automatikus csatolások

• A Küldeményfelvételben készített dokumentumok a pozíciókhoz automatikusan csatolásra kerülnek
• A Számlázás modulban készített számlák hiteles másolatai a számlákhoz automatikusan csatolásra kerülnek:
  
  
  
  Ha az elmentett pdf fájlra duplát kattintunk, akkor az azonnal meg is nyílik:
  
  
  
  
  
  
  A számlázás részletes leírását ezen a linken találja meg

Emailek csatolása

A program által automatikusan becsatolt dokumentumokhoz kézileg hozzácsatolhatunk emaileket az alábbi módon:

1. Menjünk egy új sorba, ahol még nincs dokumentum csatolva:
   
   
   
   
2. Húzzuk be oda magát az email vagy annak a kívánt csatolmányát:
   
   
   
   
3. A program becsatolja az emailt és kitölti a hozzá tartozó mezőket (melyeket szükség esetén felülírhatunk):
   
   
   
   
4. Ha készen vagyunk, a ceruzára kattitva el kell menteni:
   
   
   
   
5. Az email bekerült a dokumentum menedzsmentbe és később innen bármikor visszanyitható:
   
    

További dokumentumok becsatolása

Természetesen nem csak emaileket csatolhatunk be, hanem korábban lementett dokumentumokat (fájlokat) is.

1. Ismét álljunk egy olyan sorba, ahol még nincs dokumentum csatolva:
   
   
   
   
   
   
   
2. Válasszuk ki a becsatolni kívánt fájlt:
   
   
   
   
3. A fájl bekerül és a program kitölti az adatait, melyeket szükség esetén felülírhatunk:
   
   
   
   
   
4. A megjelölt gomb megnyomásával el kell menteni:
   
   
   
   
5. El kell dönteni, hogy a program törölje-e a fájlt onnan, ahonnan feltöltöttük:
   
   
   
   
6. A dokumentum (fájl) a dokumentum menedzsmentbe bekerült: