Az evidenciaszám alapú fuvarszervezés folyamata

A fenti ellentmondás feloldható, ha bevezetjük az evidenciaszám alapú fuvarszervezést, amelynek struktúrájába belefér az eddig megszokott folyamat, de megoldja a belföldi fuvarszervezés folyamatát is. Mivel a pozíciószám alapú fuvarszervezésnek evidenciaszám alapúvá történő átalakítása a cégen belüli folyamatok teljes egészét érinti, nem lehetséges annak kis lépésekben történő bevezetése.

Evidenciaszám alapú fuvarszervezésnél az elvégzendő fuvarfeladatok egy külön csoportba kerülnek és evidenciaszámot kapnak.

Az evidenciaszám alapú fuvarszervezés jellemzői a következők:

· A fuvarfeladat rögzítésekor, vagyis az evidenciaszám kiadásakor a fuvareszköz még nem ismert.
· Mivel a fuvareszköz a fuvarfeladat rögzítésekor még nem ismert, ezért az evidenciaszám csak részlegesen lehet strukturált felépítésű. Tartalmazhatja a felvétel évét, de nem tartalmazhat a fuvareszközre vonatkozó információkat.
· A fuvarszervezés alapinformációja az evidenciaszám. A pozíciószám csak a fuvareszköz feladathoz való rendelése után válik ismertté. A fuvarokmányok mindegyikén kivétel nélkül meg kell jeleníteni az az evidenciaszámot. Pozíciószám csak azokon jeleníthető meg, amelyek nyomtatásának pillanatában a fuvareszköz már ismert. A fuvart a számlán az evidenciaszám és a pozíciószám együtt azonosítják.
· A pozíció fogalma ebben a működési struktúrában is megegyezik a klasszikus, pozíció alapú fuvarszervezésben használtéval. A pozíció továbbra is egy fuvareszközzel elvégzett, esetlegesen különböző megbízóktól származó fuvarfeladatok gyűjteménye, azzal a kiegészítéssel, hogy a fuvarfeladatok egy egyedi azonosításra alkalmas evidenciaszámot is kapnak.

Aleset:
· Ha egy evidenciát sikertelenül szállítanak ki és a szállítást meg kell ismételni, akkor az evidencia egy következő pozícióba is bekerül, mint új feladat. Ebben az esetben az evidencia két pozícióhoz tartozik: az első alatt található a sikertelen szállítás, a második alatt pedig a sikeres. Így a kiszállítási kísérletek mindegyikének külön-külön nyoma marad a rendszerben, lehetővé téve a megbízó és/vagy az alvállalkozó teljesen automatizált számlázását, illetve elszámolását. A kiszállítási kísérleteknek - mivel azok más-más fuvareszközön történtek - más-más pozíciószámuk, de azonos evidenciaszámuk lesz. A fuvar kiszállításának története az evidenciaszám alapján válik lekérdezhetővé. Ez a tény újabb statisztikák létrehozására ad lehetőséget (KPI).

Státuszkódok rendszere, KPI

Minden szállítás során felléphetnek nem várt problémák, amelyek következtében az áru nem jut el a kívánt helyre, a pozíció részben vagy egészben sikertelenül zárul. Kis számú pozíció esetében ezek az eltérések még könnyen kezelhetők és legtöbbször valamilyen fuvardíj-kedvezmény/plusz költség formájában képződnek le a rendszerben. Hátránya ennek a szervezésnek, hogy a szállítási folyamatok minőségi foka nem, vagy csak részlegesen mérhető. Az evidenciaszám alapú fuvarszervezési folyamat alkalmas a minőségi eltérések mérésére és kezelésére a cégvezetés számára is elérhető formában (KPI).

Az evidenciaszám alapú fuvarszervezési folyamat bevezetésével egyidőben célszerű bevezetni az előző napi kiszállítások szisztematikus zárását. A szállítási feladatok többsége általában rendben, tervszerűen lezajlik. Záráskor ezért a rendszer egy listában felajánlja az előző napi kiszállítások lezárását „OK” státussal. A listából csak azoknak a kiszállításoknak a végstátusát kell megváltoztatni, amelyek nem sikerültek. Ezeket olyan végstátusokkal kell ellátni, amelyek a sikertelenség okára jellemzőek (pl. „műszaki hiba”, „késés”, „nem rendelt áru”, stb). A hibás teljesítések végstátusai különböző folyamatokat indíthatnak el a SELEXPED-rendszerben.

A hibák a következő csoportokba oszthatók:

· A hiba nem járt fuvardíj változással. Lehet, hogy a megbízó észre sem vette, mert időben sikerült orvosolni. A szállítás végül sikeres volt.
· A hibát az alvállalkozó követte el, így fuvardíjat nem számlázhat. A szállítást meg kell ismételni.
· A hibát a megbízó követte el (pl. a címzett nem volt elérhető a megállapodott időben). Az alvállalkozó számláját be kell fogadni, a megbízónak az ismételt kiszállításból származó többletköltségeket fizetnie kell.
· A hibát a diszponens vagy a raktár követte el (pl. Kecskemét helyett Győrbe ment az áru, vagy a teherautóra nem a rendelt árut rakták fel.) Az alvállalkozó számláját be kell fogadni, a szállítást meg kell ismételni.

A zárás véglegesítése után a megismétlendő szállítások a következő napi feladatok között automatikusan ismét megjelennek.

Internet alapú nyomkövető rendszer (tracking & tracing)

Az evidenciaszám alapú, státuszkódokkal vezérelt rendszer alkalmas tracking & tracing információk kinyerésére. A tracking & tracing információk külső, nemzetközi információs rendszernek is átadhatók. Az elvégzett fuvarfeladatok aláírt szállítólevelei szkenelhetők és szintén elérhetővé tehetők interneten keresztül, nagyban csökkentve ezzel a posta- és papírköltségeket.

Automatikus számlázás, alvállalkozók automatikus elszámoltatása

Az evidenciaszám alapú, státuskódokkal vezérelt rendszer minden információt tárol ahhoz, hogy az elszámolás teljeskörűen automatizálható legyen. A teljeskörű automatizáláshoz szükséges a SELEXPED Tarifaszerver moduljának bevezetése is.

Összefoglalás – az evidenciaszám alapú rendszer előnyei

Az evidenciaszám alapú, státuskódokkal vezérelt rendszer kialakítása azoknál a cégeknél indokolt, ahol:

· A fuvarfeladat felvétele megelőzi a fuvareszköz kijelölését.
· A fuvarfeladatok száma nagy, vagy várhatóan jelentősen növekedni fog (napi kiszállítások száma több, mint 50-100).
· A vezetőségnek igénye a kiszállítások minőségi elemzési lehetősége (KPI).
· A megbízóval olyan elszámolási tarifában állapodtak meg, amit befolyásol a kiszállítások minősége.
· A megbízó és/vagy alvállalkozó elszámolását automatizálni kívánják.
· Az élőmunkát jelentősen csökkenteni szeretnék.
· Olyan rendszer kiépítését tartják szükségesnek, ami akár a nagy volumenű kiszállítások kezelését is lehetővé teszi.

Fentiekből kitűnik, hogy az evidenciaszám alapú fuvarszervezésre való átállás kizárólag teljeskörű folyamatelemzéssel és módosítással együtt megvalósítható, összetett folyamat, ami megkívánja a cég vezetésének egyértelműen kinyilatkoztatott elköteleződését ebben az irányban.