A számlázási folyamat leírása
Számlázási paraméterek beállítása
Számlakép
Logo
Az alapértelmezett számlaformátum
Fejrész
Szállító (saját cég)
Szállító (saját cég) banki adatai
Vevő adatai
Fizetés módja
Teljesítés időpontja
Számla kelte
Fizetési határidő
Speciális fizetési határidő megadása egy fuvarra
Számla sorszáma
Megjegyzés
Pénznem
Speciális deviza megadása egy fuvarra
A számla közvetített szolgáltatást tartalmaz
Fuvaradatok
Árfolyam
Díjtételek
ÁFA megjegyzés
Mellékletek
A számla alján szereplő szöveg
A számla nyelve
További számlázási beállítások
Előkalkulációk paraméterei
Bizonylat felvételének paraméterei
Aktafedő
Egyedi fizetési megállapodás rögzítése
Önszámlázás
Előlegszámla készítése
Egy számla többszöri, részleges jóváírása
Tarifák átadása a Számlázásba és vissza vétele a küldeményfelvételbe
Ki nem számlázott pozíciók kiszűrése
Alvállalkozók által el nem küldött számlák kiszűrése
A cégünk által ki nem állított számlák kiszűrése
A számlázási folyamat leírása
A teljes folyamat leírását az alább letölthető pdf dokumentum tartalmazza, amelyben a pdf-ekben megszokott módon kereshet is.
A számlázási folyamat leírása (pdf, készült: 2014. szeptember)
Számlázási paraméterek beállítása
Megfelelő jogosultság esetén a Számlázásban elérhető a fogaskerék ikon, amely a három részből (fülből) álló Számlázási paraméterek beállítása ablakot nyitja meg. A beállítási lehetőségek leírása a Számlaképnél található meg, mindig az azon megjelenő adatoknál térve ki a hozzájuk kapcsolódó beállítási lehetőségekre.
Számlakép
A SelExped-ben többféle számlakép közül lehet választani (lehet megvásárolni), közülük most az egyik legkedveltebb kerül bemutatásra, illetve azon a rajta szereplő adatok tartalma:
Logo
Cégünk logojat a számla tetején lehet elhelyezni. Ehhez azt le kell adni png vagy jpg formátumban a Selester Kft. munkatársainak, akik kirakják.
Az alapértelmezett számlaformátum
Azokat a Számlaformátumokat, amelyeket a megvásároltunk, tetszés szerint használhatjuk a következő módon:
- A Számlázási paraméterek beállításánál ki kell választani, hogy melyik legyen az alapértelmezett:
- Számla készítésekor a program ezt fogja felajánlani, de felülírhatjuk (választhatunk másikat, ha vettünk):
Fejrész
Szállító (saját cég)
Adatai az Ügyféltörzsből jönnek:
Szállító (saját cég) banki adatai
A Bankszámla törzsből jönnek:
Vevő adatai
Az Ügyféltörzsből jönnek
A Számlázási beállításoknál van rá lehetőség, hogy a program adószám nélkül ne engedje a számla nyomtatását:
Fizetés módja
Az alapértelmezett fizetési mód a Számlázási beállításokból jön, de a Számlázás modulban felül lehet írni:
Teljesítés időpontja
Az alapértelmezett teljesítési dátum a Számlázási beállításokból jön, a program ennek a beállításnak megfelelően ajánlja fel a dátumot a Pozíciófelvételben, de azt akár ott, akár a Számlázás modulban felül lehet írni:
FIGYELEM! Alapértelmezett Teljesítési dátumként beállíthatjuk a Lerakás napját, ebben az esetben a Küldeményfelvételben a Megbízónál a Teljesítés dátumának a program ezt fogja felajánlani, de természetesen csak abban az esetben, ha a pozíció adatait úgy adjuk meg, hogy a Lerakás napját a Megbízó kalkulációi előtt visszük fel!
FIGYELEM! Ha egy partnernek eltér a Teljesítés dátuma a fenti alapbeállítástól, akkor azt nála külön megadhatjuk:
Számla kelte
A számla keltének a program azt a dátumot ajánlja fel, amikor a Pozíciófelvételben a Dollár gombra kattintva a számlát létrehozzuk, vagy ha a Számlázásban lévő plusz gombbal kezdjük a számla elkészítését, akkor ennek a műveletnek a dátumát. A számla kelte a Számlázásban felülírható, de azt a program nem engedi, hogy korábbi dátumot állítsunk be annál, mint amilyen dátummal már kinyomtattunk számlát (azaz a például a 2017/2-es számlánk kelte nem lehet korábbi, mint amilyen a 2017/1-esé volt).
Fizetési határidő
A fizetési határidőt a program automatikusan számítja ki, hozzáadva a Számla keltéhez a kimenő számlákra beállított alapértéket (a Számlázási beállításokban), illetve amennyiben az Ügyfélnél ettől eltérő érték van megadva, akkor azt adva hozzá a számla keltéhez (ha az Ügyfél fizetési határideje megegyezik az alapbeállítással, akkor nála ezt a mezőt üresen lehet hagyni):
FIGYELEM! Előfordulhatnak olyan esetek, amikor a vevőhöz a törzsben beállított fizetési határidőtől egyszeri alkalommal el kell térni. Erre szolgál a Speciális fizetési határidő megadása egy fuvarra
Számla sorszáma
A soron következő sorszámot a program automatikusan adja ki, a leggyakoribb beállítás szerint ÉV/SORSZÁM formátumban, minden évben újra kezdve a sorszámozást egytől. Természetesen egyedi igény esetén a számla sorszám formátuma ettől eltérhet, de a szigorú folytatólagos sorszámozásra a program minden számla formátum esetén figyel.
FIGYELEM! A program abba a pénzügyi periódusba teszi a számlát, azaz olyan évet ad ki a számla sorszám elejére, amibe a Teljesítés dátuma tartozik. Így tehát évváltáskor, amikor a számla kelte már 2017-es lesz, készíthetünk még 2016-os teljesítésű számlákat (is) 2016/ kezdettel a számla sorszámában:
Megjegyzés
A számla egészére vonatkozó megjegyzéseket a Számlázásban tudunk felvenni. FIGYELEM! Ezen kívül az egyes díjtételekhez külön-külön megjegyzések is tartozhatnak, melyeket a Küldeményfelvételben lehet felvenni (ld később)
Pénznem
A Számlázásban a számla pénznemének a program az ügyfélhez az Ügyféltörzsben beállított pénznemet ajánlja fel , amit ott felülírhatunk, ha szükséges.
A program megnézi a Bankszámla törzsben, hogy az adott devizához, amelyet kiválasztunk, van-e felvéve külön bankszámla, és ha igen, akkor felajánlja:
FIGYELEM! Előfordulhatnak olyan esetek, amikor a vevőhöz a törzsben beállított devizától egyszeri alkalommal el kell térni. Erre szolgál a Speciális deviza megadása egy fuvarra
A számla közvetített szolgáltatást tartalmaz
Ez a szöveg a számlán - beállítástól függően - vagy megjelenik, vagy nem. Az alapbeállítást a Számlázási beállításokban adhatjuk meg, a Pozíciófelvételben a kalkulációknál és a Számlázásban a lenti képen látható helyen ennek megfelelő "értéke" fog megjelenni, amit mindkét helyen felülírhatunk, ha szükséges.
Fuvaradatok
Ezek az adatok a pozícióból jönnek és ha valamelyikre valamilyen okból a számlán nincs szükség, akkor a Számlaképről le lehet venni.
FIGYELEM! A számlán több fel/lerakóhely páros (több alpozíció, azaz viszonylat) esetén a legkorábbi felrakás és a legkésőbb lerakás jelenik meg!
Árfolyam
Az árfolyam automatikus kiválasztási szabályainak beállítása pontosan úgy történik, mint a Teljesítés dátuma esetében.
FIGYELEM! Ha a Pozíciófelvételben a program által az előzetes beállítások alapján felajánlott Árfolyam dátumot felülírjuk, akkor a Teljesítés dátumát is átjavítja arra (vagy ha mindkét mező üres volt, akkor a másodikba az elsőben megadott dátumot beírja, mert feltételezi, hogy a két dátum megegyezik. Ha mégsem, akkor a Teljesítés dátuma felülírható:
FIGYELEM! A számlára kerülő árfolyamok alapbeállítás szerint azok, amelyeket a pozíción megadtuk (ld a fenti ábrát). Ez azt jelenti, hogy ha egy számlára több pozíciót is ráteszünk (azaz gyűjtőszámlát készítünk), akkor minden tételnek más-más árfolyama lesz, az, amivel a pozíción fel lett véve:
Ha viszont azt szeretnénk, hogy az összes tétel egy árfolyamon kerüljön átszámításra, akkor ezt a mezőt át kell állítanunk "Fixen a következő dátum"-ra és meg kell adnunk a kívánt árfolyam dátumát:
Díjtételek
A program a Pozíciófelvételben felvett díjtételeket veszi át a Számlázásba, ahol azokat (ha szükséges), még módosíthatjuk (ez esetben a Kalkulált bevétel és a Számlázott bevétel el fog térni). A díjtételekhez tartozhatnak megjegyzések is, melyeket a Pozíciófelvételben kell beírni:
ÁFA megjegyzés
Ha egy ÁFA-kódhoz az ÁFA törzsben a számlán szereplő megjegyzést fűzünk, akkor az - beállítástól függően - az egyes díjtételek után, vagy alul, az ÁFA-részletezés alatt meg fog jelenni.
Mellékletek
A Számlázásban kiválaszthatjuk, hogy a számlához milyen mellékleteket küldünk. Ezeket a számlán a program alul fel fogja sorolni:
A számla alján szereplő szöveg
A FIXTEXT (nem a FIXTEXT0!!!) táblában nyelvenként előre megadhatjuk, hogy a számla alján milyen fix szöveg szerepeljen
A számla nyelve
Minden ügyfélhez beállíthatjuk, hogy neki a számla milyen nyelven készüljön. A program a Számlázásnál ezt fogja felajánlani, de felülírhatjuk.
További számlázási beállítások
A számlázáshoz kapcsolódóan a három "fülön" vannak még további beállítási lehetőségek, olyanok, melyek a Számlakép kapcsán még nem kerültek bemutatásra.
Előkalkulációk paraméterei
Bizonylat felvételének paraméterei
FIGYELEM! A következő beállítás csak a bejövő számlákra vonatkozik:
Aktafedő
Az Aktafedő egy olyan dokumentum, amely a pénzügyesek munkáját hivatott segíteni, azzal, hogy összefoglalja a számlán majd szereplő adatokat, tudnivalókat, megjegyzéseket stb. Az Aktafedő elkészítése a fuvarszervezők feladata, azért, mert ők tudják a fuvarral kapcsolatos tudnivalókat, beleértve azokat az egyedi jellemzőket is, amelyekre a pénzügyeseknek a számlázáskor figyelniük kell. Természetesen az Aktafedő elkészítése a fuvarszervezők számára csupán néhány perces többletmunkát jelent (fuvaronként), hiszen pontosan úgy (és onnan) készül, ahogy és ahonnan a megbízások és a visszaigazolások és ez a nyomtatvány is ugyanúgy a bevitt adatokat foglalja össze, ahogy a fuvarokmányok.Többletmunka csak abban az esetben van vele, ha van valami olyan, egyedi jellemzője a fuvarnak, amelyről a pénzügyesnek a számla kiállításakor feltétlenül tudnia kell! Ez a kis többletmunka azonban bőségesen megtérül azzal, hogy a pénzügyesek a számlát a megbízó által kért módon, minden adatában helyesen állítják ki, elkerülve a későbbi stornózásokat! Az alábbiakban összefoglaltuk, hogy mindezt a gyakorlatban hogyan kell megcsinálni.
FIGYELEM! A SelExped-be beépített Dokumentum menedzsmentnek köszönhetően az Aktafedőt kinyomtatni nem szükséges, a pénzügyesek az alább leírt módon elektronikus formában is meg tudják nézni a fuvarszervezők által számukra előkészített aktákat! Az viszont javasolt, hogy ebben az esetben a pénzügyeseknek két monitora legyen, hogy az egyikre az aktát megnyithassák maguknak, miközben a másk képernyőn az aktából dolgoznak!
FIGYELEM! Gyűjtőszámlázásnál, amikor a pénzügyesek a számlázási folyamatot nem a Küldeményfelvételből indítják (a dollár gombra kattintva), hanem a Számlázásból a plusz jellel válogatva össze az adott megbízó számlázatlan tételei közül a számlába állítani kívántakat, nincs idő és lehetőség az összes tarifa pozíciójába belépni és ott az aktákat egyesével végignyitogatni. Gyűjtőszámlázásnál tehát más ellenőrzés javasolt és abban lehet bízni, hogy ilyenkor kevesebb a kivétel, egyedi eset - amely kiszűrésére az Aktafedő szolgál - tekintettel arra, hogy rutinszerű,ismétlődő pozíciók (díjtételek) számlába állításáról van szó.
Az Aktafedő elkészítése (a fuvarszervezők feladata)
- A Küldeményfelvételben a nyomtatványok közül az Aktafedőt ki kell választani és a pipa gombra nyomva el kell azt készíteni
- Az elkészült Aktafedő a következő módon fog megjelenni a képernyőn (ha csak a kis mentés gomb látszik, de a dokumentum nem, kattintsunk a tálcán a Word ikonra!)
- A fuvarszervezők feladata most az, hogy az Aktán szereplő adatokat ellenőrizzék és - amelyik esetleg rosszul lett rögzítve és így a számlán rosszul szerepelne - javítsák (a Küldeményfelvételben, majd az új, immár helyes aktát elkészítsék)
Az Aktán szereplő adatok a következők
Fejléc: pozíciószám és annak a neve, aki a pozíciót rögzítette a SelExped-ben:
Alapadatok: a pozíciófelvételben megadott adatok, amelyik üres, ott a pozíciófelvételben a hozzá tartozó mező nem került kitöltésre:
Kiadások: a pozíción az Alvállalkozó ablakban negatív előjellel felvett díjtételek:
Ezek közül a pozícióról vett adatok/értékek:
Az Ügyféltörzsből vett értékek:
FIGYELEM! Ha a fuvarszervező az adatok ellenőrzésekor hibát talál, akkor az Aktafedőt (azaz a Wordöt) be kell csuknia, a pozíción - vagy az ügyféltörzsben (ld nyelv, törzs deviza és fizetési határidő) - a hibás adatokat javítania kell, majd az Aktafedőt (immár a helyes adatokkal) újra el kell készítenie!
FIGYELEM! Amennyiben olyan hibát talál, ami csak az adott fuvar specialitásai miatt áll fenn, például az adott ügyfél fizetési határideje 45 nap, de ennél az egy fuvarnál ettől el kell térni és például 30 napra kell a számlát kiállítani, akkor nem az Ügyféltörzsben kell a partner alap fizetési határidejét átírnia (lehet, hogy ott nem is volt megadva fizetési határidő és a program az ilyen esetekre általános beállított határidőt vette, ami 45 napra van beállítva), hanem itt, az aktán kell jelölnie ezt az egyedi esetet a pénzügy felé a következő módon:
Azaz a Wordbe a megjegyzést jól látható módon be kell gépelni, amit majd a pénzügyes látni fog és a Számlázásban a program által megadott Lejáratot manuális felül fogja írni az itt megadott iránymutatásnak megfelelően.
FIGYELEM! A fentiekkel megegyező módon kell eljárni abban az esetben is, ha ezt az egy fuvart a törzsben megadott devizától eltérő devizában kell kiszámlázni!
FIGYELEM!!!! A fent leírtak a bejövő számlák fogadásának az előkészítését foglalták össze (mert a pénzügyesek a bejövő számlákat ugyanúgy kezelik, mint a kimenőket), az Aktafedő alsó része pedig a kimenő számlákhoz foglalja össze ugyanezeket az adatokat, melyeknél ugyanúgy kell eljárni, mint a bejövő számlák (kiadások) ellenőrzése (számlázásra előkészítése) esetében):
- Amennyiben a fuvarszervező meggyőződött arról, hogy az Akta minden adata helyes (ha először nem volt az és a programban minden adatot javított, akkor újra legenerálta az Aktafedőt) és az összes szükséges megjegyzéssel ellátta azt a Wordben a pénzügy számára, akkor a "nagy" mentés gombra kattintva el kell azt mentenie, hogy bekerüljön a pozíción a dokumentum menedzsmentbe és a pénzügyes majd megnyithassa a számlázás megkezdésekor:
- A fuvarszervező a pozíció státuszát SZÁMLÁZANDÓRA állíthatja és a pozíciót bezárhatja
Az Aktafedő átnézése (a pénügyes feladata)
A fuvarszervező által a fent leírt módon előkészített (leellenőrzött) és a helyére (a pozícióra) bementett Aktafedőt a pénzügyes a pozícióra állva a Csatolt dokumentumoknál megtalálja (azaz a számlázás megkezdésekor az számára az első, hogy ezt megnyitja és átnézi):
Természetesen a pénzügyes abban bízhat, hogy a fuvarszervezők az Aktát (és így magát a pozíciót) a helyes adatokkal adták át, így a pénzügyesnek nem (feltétlenül) feladata, hogy a pozíciót az Aktafedő alapján mezőről mezőre végigellenőrizze. Sokkal inkább arra kell figyelnie, hogy a fuvarszervezők az Aktát a pozícióra vonatkozó milyen speciális instrukciókkal látták el (a Wordben, jól láthatóan, mint az alábbi példában):
Egyedi fizetési megállapodás rögzítése
Ha különleges fizetési megállapodást szeretnétek érvénybeléptetni egy konkrét fuvar kapcsán, akkor a fuvar rögzítésének pillanatában készítsük el a számla előképét is a "dollár" gombra kattintva a megbízónál / alvállalkozónál:
Az így megjelenő, de még nem kinyomtatott számlába pontosan felvihető MINDEN TÍPUSÚ különleges fizetési megállapodás. Ez tehát egy olyan megoldás, ami ezt a kérdést teljes körűen kezeli mindenfajta alesettel együtt és nem vezet ellentmondásra. Az így elkészített számlából kiemelten ki tudjuk emelni immár az összes fizetési feltételt a megbízásra / visszaigazolásra pl. így:
A fenti adatok minden további nélkül automatikusan jöhetnek a felvett számla előnézetből.
Amikor számlázásra kerül a sor, akkor csak dupla kattintással be kell lépni a már felvett számla előképbe, módosítani kell a számla keltét és kinyomtatni a számlát.
Ennek a módszernek hatalmas előnye, hogy valóban a megállapodásnak megfelelő számla készül el a rendszerből és a fizetési határidőben való eltérésen túl bármilyen más. egyedi fizetési kondíció előzetes megadása is kezelhetővé válik.
FIGYELEM! Amennyiben a számlázást nem a fuvarszervezők csinálják (és így a dollár gombot sem ők nyomják meg), viszont az egyedi fizetési megállapodásról szóló információk birtokában ők vannak, akkor praktikus, ha ilyen esetekben a fenti folyamatot mégis ők csinálják végig! Ilyenkor a pénzügyesek már "UJ" számlákat találnak a pozíción, ami problémát nem jelent, de tudni kell róla, hogy a folyamat számukra a megszokottnál egy lépéssel későbbről indul!
Önszámlázás
Előlegszámla készítése
- Fel kell venni a küldeményfelvételben a díjtételeket a következő módon:
- Minden díjtételt + -ként kell felvenni
- Az előlegszámlán szereplő díjtételeket (fent pirossal bekeretezve) a Megjegyzések mezőben (mindegyik díjtételnél külön-külön) ELŐLEG megjegyzéssel (fent kékkel bekeretezve) kell ellátni, ahogy a fenti képen az első díjtétel esetében látható
- Az előlegszámlára a pirossal bekeretezett díjtételeket kell rátenni (ha a számlát a dollár jellel generáljuk rá, a program a többi díjtételt is rá fogja tenni, de azokat a CTRL+D-vel a számla tétek közül ki kell törölni)
- A számlát (függetlenül attól, hogy ez egy előlegszámla lesz) a normál Kimenő számla lehetőséggel kell elkészíteni (ha a dollár jellel generáljuk le, akkor automatikusan az lesz)
- Ezután az előlegszámla kinyomtatható. Mint látható, ez is normál Számla lesz, az pedig az egyes díjtételeknél fog szerepelni, hogy azok előlegek:
- Később, amikor a végszámlát készítjük (azt is a normál Kimenő számlával kell elkészíteni), akkor arra a már előre felvett, de még ki nem számlázott díjtételeket (példánkban hatot, zölddel bekeretezve) kell rátenni. Ha megint (bármely díjtétel-sorban állva) a dollár jelre kattintunk, akkor az új kimenő (vég)számlára) már csak ez a hat díjtétel fog rákerülni, hiszen a másik három (az előlegek) már számlázva voltak:
- Ez a hat díjtétel valójában három pár, az előlegek (melyeknél a megjegyzésben ugyancsak szerepel, hogy ELŐLEG, valamint azok levonása. A levonásokat is +-szal kell felvenni, de a Db mezőben a darabszámot mínusszal kell felvenni (lásd pirossal bekeretezve az egyiknél!) és a Megjegyzés mezőbe be kell írni, hogy ELŐLEG LEVONÁSA)
- Ha ezekkel készen vagyunk, akkor a végszámla is elkészíthető (jelen példában még előnézetben látható):
Egy számla többszöri, részleges jóváírása
Az alábbi példában egy díjtételhez már öt számla készült:
-
Az eredeti számla a 2016/4003-as volt, amely később a 2016/4401-es számlával le lett sztornózva:
-
Ezt követően a díjtétel visszakerült számlázatlan állapotba és kiállításra került egy új számla hozzá, a 2016/4402, majd abból kétszer jóváírásra került egy-egy részösszeg a 2016/4959 és 2016/5005-ös Kimenő jóváíró számlákkal:
-
Egy díjtétel tehát a hozzá tartozó számla sztornózása után újra kiszámlázható (akár a módosított, helyes díjtétellel)
-
Az (új) kimenő számla egyszer vagy akár többször részösszegekkel jóváírható
-
Arra viszont nincs lehetőség, hogy a végén egy újabb, kapcsolódó számlával egy részösszeget ismét "hozzáadjunk", azaz ha túl sokat írtunk jóvá, akkor azt korrigálni ilyen módon már nem tudjuk. Ebben az esetben egy teljesen új, pluszos számlát kell a partnerünk felé kiállítanunk.
Tarifák átadása a Számlázásba és vissza vétele a küldeményfelvételbe
Az alábbi példában azt láthatjuk, hogy egy kiadást (negatív előjelű tarifát) valaki már a dollár gombbal átadott a Számlázásba, de ott azt nem iktatta le. Most ezt a Számlázásban innen már csak úgy tudjuk elérni, hogy a ???-re kattintunk, a dollár gombot újra megnyomni már nem lehet (mert a tarifa már át lett adva a Számlázásnak korábban):
A ???-re történt dupla kattintás után megnyílk az átadott tarifánk, amely még nem kerültek leiktatásra bejövő számlaként:
A téves átadást itt meg kell szüntetni, "visszaadva" a tarifát a Pozíciófelvételbe, úgy, hogy a Számla szám mezőben állva CTRL+D-t nyomunk, majd követjük az alábbiakat:
Amikor a fenti lépéseket végigcsináltak, a program vissza fog térni az adott pozícióra és ott a Számlázási állapot vissza fog állni "Nincs számlázva" státuszba, mellette pedig a Kapcsolódó számlák mezőben már nem lesz semmi (eltűnik a ???):
FIGYELEM!
A bejövő számláknál a ???, a kimenő számláknál pedig az UJ "állapot" csak átmeneti, azt jelenti, hogy a bejövő díjtételt már átadtuk a Számlázásnak, de a számla még nem jött be, illetve, hogy a kimenő díjtételt már átadtuk a Számlázásba, de a számlát még nem állítottuk ki (előnézetet tudunk csinálni még és a számla nyomtatása előtt módosítani, ha szükséges)
A ??? és az UJ állapotban ugyanakkor számlákat tartani nem szabad, mert ez csak egy átmeneti állapot és például gyűjtőszámlázásnál félrevezető is lehet, hogy a program ezeket a díjtételeket a kiválasztható tételek között a számlára nem ajánlja fel a listában, pedig nincsenek kiszámlázva! Azaz a számlázási folyamatot - akár bejövő, akár kimenő számlánál - végig kell csinálni, a ???-et iktatni, az UJ-at pedig kiállítani, vagy mindkettőnél a díjtételt a fent leírt módon a Pozíciófelvételbe "visszaadni"
FIGYELEM!
Ha egy számla a fenti állapotokban van, azaz ???, illetve UJ, akkor már megkapja a pozíció az INV-IN és INV-OUT (számla be, számla ki) mezőkben a Nyitott pozíciókban! Ez olyan tekintetben félrevezető lehet, hogy aki itt nézi meg, hogy az adott pozíció már számlázva van-e, az azt hiszi, hogy igen, miközben a számlázási folyamatok ezeknél még nem ment végig! Ezért se tartsuk a számlákat ezekben az átmeneti állapotokban!
Ki nem számlázott pozíciók kiszűrése
Nyissuk meg a Küldeményfelvételt és adjuk meg a szűrési feltétel(eke)t, hogy mely pozíciók közül szeretnénk a listát elkészíteni. Az alábbi példában például azokról, amelyeknek a pozíciószáma 2016-os volt:
Miután betöltésre kerültek a 2016-os pozícióink, válasszuk az Excel-export gombot (ezt csak megfelelő jogosultsági szinttel fogjuk látni):
A megjelenő listából válasszuk a Pozíciók és elszámolások exportját:
Ezután a program elkezdi a kívánt adatok kiexportálását és mindig mutatja, hogy éppen mennyinél tart:
FIGYELEM! Ahogy a fenti ábrán látható, itt éppen a 211-dik kalkuláció exportjánál tartott az összesen 10695-ből, miközben - ahogy a hárommal feljebbi ábrán látható - a szűrési feltételeinknek megfelelően csak 4139 pozíciót töltött be (és kezdett el kiexportálni). A magyarázata az eltérésnek az, hogy a kiválasztott 4139 pozíción 10695 fel/lerakó páros (azaz altétel) került rögzítésre (azaz a legtöbbnél csak egy, de sok helyen kettő vagy több), így pedig összesen 10695 kalkuláció kerül kiexportálásra, azaz az Excel fájl, amelyet a program előállít nekünk, 10695 soros lesz.
A B oszlopban lesznek a Pozíciószámok, a C-ben pedig az ún. Evidenciák, melyek a Pozíciókkal teljesen megegyeznek, egészen az utolsó két karakterükig. Az utolsó karakterük egy plusz karakter, egy / jel, utána pedig egy szám van, amely azt jelöli, hogy az adott Pozíció hányadik altétele (fel/lerakó párosa) található az adott sorban:
Ahol csak 1-es van, ott a Pozíción csak egy altétel (fel/lerakó páros) volt, ahol viszont 2-es is, ott kettő stb.:
A választ arra, hogy egy adott pozíció - pontosabban evidencia, hiszen lehet, hogy egy pozíción kettő vagy több evidencia (altétel, azaz fel/lerakó páros) volt és azokon egy vagy több kalkuláció, az Y oszlop adja meg, a könnyebb áttekinthetőség érdekében pedig a B, C, R, W, X és Y oszlopok kivételével az összeset rejtsük el, hogy ezt kapjuk:
FIGYELEM! Ahol a W és az X oszlopokban is 0 szerepel, ott az adott Evidenciára (altételre, azaz fel/lerakó párosra) a diszponens nem rakott tarifát, azaz sem bevételt, sem kiadást. Ennek a leggyakoribb oka az lehet, hogy a pozíció megbízója több fel/lerakós fuvarfeladatot adott (ezért lett több altétel, azaz evidencia, azaz fel/lerakó páros), viszont ezek között a diszponens a díjakat nem tudta vagy nem kívánta felosztani, ezért a teljes összeget az első (/1 végű) evidenciára tette. (De az is lehet például, hogy volt az evidencián díj, de utána a pozíciót stornózta és a díjat törölte). A lényeg, hogy ezek az evidenciák se a Kiadások, se a Bevételek közé nem tartoznak, így az R oszlopuk üres.
Alvállalkozók által el nem küldött számlák kiszűrése
Az R oszlopban szűrjünk a kiadásokra, az Y oszlopban pedig a Nem-re. Ezzel megkapjuk azoknak a pozícióknak a listáját, amelyekre a diszponensek vettek fel kiadást, de azok - valamilyen okból, vélhetően azért, mert az alvállalkozó nem küldte el a számláját - nem kerültek a Számlázás modulba (a $ gombbal, vagy a gyűjtőszámlás módszerrel) átvételre:
FIGYELEM! Ezeket a pozíciókat a programban egyesével meg kell nyitni és a hiba okának utána kell nézni! Figyelni kell arra is, hogy egy pozíción több díjtétel is lehet, a fenti listában például van olyan, hogy a 7., 3. stb. evidencián (fel/lerakó pároson) van számlázásba át nem vett mínuszos díjtétel (kiadás)
A cégünk által ki nem állított számlák kiszűrése
Az R oszlopban szűrjünk a bevételekre, az Y oszlopban pedig a Nem-re. Ezzel megkapjuk azoknak a pozícióknak a listáját, amelyekre a diszponensek vettek fel bevételt, de azok - valamilyen okból nem kerültek a Számlázás modulba (a $ gombbal, vagy a gyűjtőszámlás módszerrel) átvételre:
Helyesbítő számla készítése
+36 20 9213679