Pozíció, alpozíció, státusz
A státuszkódok kialakítása
Többszintű státuszkód-rendszer
Automatikus státuszváltás
Kézi státuszváltás a Nyitott pozíciókban
A pozíciószámok felépítése
Pozíciók keresése/felvétele
Korábban felvett pozíciók keresése
Új pozíció felvétele
Az előválasztó ablak (pozíciószám, sablonok)
Az alvállalkozó adatainak megadása
Alvállalkozó alapadatok
Az alvállalkozóhoz kapcsolódó költségterv készítése
A teherautó és a járművezető adatainak megadása
A megbízókhoz kapcsolódó adatok (altételek) rögzítése
Egy megbízó alapadatainak megadása
A megbízó(k)hoz kapcsolódó bevételterv készítése
A fel- és lerakóhelyek megadása
A megbízók áruinak felvétele
Alvállalkozói ajánlatok rögzítése és visszajelzések küldése
Fel- és lerakóhelyek sorrendjének beállítása
A pozíció várható eredményének megtekintése
A pozícióhoz csatolt dokumentumok
Fuvarokmányok nyomtatása
Egy pozíció státuszának változatása
ISO adatok megadása
Egy pozíció rögzítésének befejezése
Kiegészítő ablak a gyűjtő pozíciók kezeléséhez
Pozíció felvétele aktuális pozícióból
Pozíció felvétele sablonból
Sablonok kezelése
SelExped FTL
Státusz, pozíció, alpozíció
A Pozíciók kezelése (Küldeményfelvétel) a SelExped-Szoftverrendszer központi része, amely - a testreszabható programverziók esetében - számtalan különböző formát ölthet a felhasználók egyedi munkamenetéhez igazodva. Az alábbi példában a demóként is letölthető és nem testreszabható SelExped Light nevű termék küldeményfelvétele kerül bemutatásra, amely havi több száz fuvart végző speditőrök számára került kialakításra. Itt egy alvállalkozó egy pozíciójához kerülnek hozzárendelésre különböző alpozíciók, azaz az alvállalkozónknak egy teherautójára "szervezhetjük fel" több megbízónk áruit, megadva, hogy melyiket honnan, hova és mikor kell szállítani.
A Pozíciók kezelésében (Küldeményfelvétel) használt kifejezések:
Pozíció: egy fuvarfeladat a hozzá tartozó összes adatával (azaz egy rekord)
Pozíciószám: az adott pozíció egyedi azonosítószáma, például 20140451
Alpozíciók: egy fuvarfeladat tételei, azaz a teherautón lévő áruk
Alpozíciószám: a pozíciószámot kiegészítő szám, amely a teherautót és a rajta lévő adott árukat egyszerre azonosítja, például 20140451/1
Státusz: egy pozíciónak az állapotát adja meg, amely lehet folyamatban, lezárt, késett, OK vagy storno. Az értéke legördülő menüből választható ki
Alvállalkozó: az a cég, amelynek a fuvarfeladatot (pozíciót) kiadtuk. Az itt bemutatásra kerülő és demóként letölthető SelExped Light termékben egy pozíciónak csak egyetlen alvállalkozója lehet, aki a Küldeményfelvétel fejlécében lévő zöld mezőben fixen szerepel.
Megbízó(k): azok a cégek, amelyeknek az áruit a pozícióra szervezzük. Minden alpozícióhoz külön megbízót választhatunk ki, illetve adhatunk meg.
Saját cég: mi magunk, ennek megfelelően a Küldeményfelvételben az adatok megadásakor nem kell külön megadni, de a nyomtatásra kerülő fuvar-dokumentumokon (megbízás, visszaigazolás) természetesen megjelenik a megfelelő helyeken.
A státuszkódok kialakítása
A státuszkódok funkciói:
-
Vezérlik a pozíciók rögzítésének folyamatát
-
Lehetővé teszik Track & Trace rendszerek kiszolgálását
-
Egyedileg is testreszabhatók
-
Automatikusan logolásra kerülnek a háttérben
-
Lehetővé teszik adatok zárolását
-
Alkalmasak KPI kimutatások készítésére
Mindig minden pozíciónak van egy éppen aktuális státusza, ahogy az alábbi példában is látható:
Mindig van egy alapstátusz - a fenti példában a "2. FOLYAMATBAN" - amelyet a program egy új pozíció létrehozásakor automatikusan kiad. (Van továbbá egy ezt megelőző státusz, az ajánlati - jelen példában "1. AJÁNLAT", amibe egy pozíció akkor kerül, ha a létrehozásakor még csak ajánlati szinten van a pozíció, de ez a státusz ki is hagyható)
A rákövetkező státuszok előre deifiniálásra kerülnek és ezekbe az ugyancsak előre meghatározott feltételek teljesülése esetén váltják át a diszponensek a státuszt, illetve bizonyos státuszváltások igény esetén automatizálásra is kerülhetnek.
A fenti példában a rákövetkező státuszok a következők:
Ezek között vannak ún. nyitott státuszok (2. FOLYAMATBAN, 3. LERAKOTT, 4. SZAMLAZANDO) és ún. zártak (5. SZAMLAZOTT, 6. LEZÁRT, 7. STORNO ADATHIBA, 8. STORNO LEMONDVA, 9. STORNO EGYEB OK). A nyitott státuszban lévő pozíciók jelennek meg a Nyitott pozíciók ablakban (ez egy külön modul), ahol azt lehet látni, hogy mely pozíciókkal van még valamilyen feladat:
A napi munkát javasolt a Nyitott pozíciókkal kezdeni, ahol vezető és beosztott (utóbbi a maga monogramjára szűrve) azonnal láthatja, hogy "mi újság ma nálunk" és a kiválasztott pozícióra duplán kattintva azonnal meg is tudja nyitni, hogy azon dolgozzon tovább.
A státuszok tehát egy cég teljes életét, munkafolyamatát hivatottak vezérelni (a bevezetőben leírt további funkcióik mellett), ezért az adott cégre szabott megfelelő kialakításuk alapvető fontosságú. Megfelelő jogosultságokkal rendelkező felhasználók a Rendszergazda segédeszközökön belül érik el a Státuszkódok kezelése menüpontot, ahol a beállításokat megcsinálhatják:
A státuszkódoknál alapvetően kétféle dolgot kell beállítani. Az egyik, hogy az adott státuszban bizonyos dolgokat lehet-e csinálni vagy nem:
A másik pedig, hogy az adott státuszból milyen rákövetkező státuszba lehet váltani (vagy esetleg azt megelőzőkre is):
A fenti státuszrendszer természetesen csak egy a lehetséges kialakítások közül, melyeknek a céghez illő kialakításában a Selester Kft. munkatársai a rendszer bevezetése során szívesen segítenek.
Pdf formátumban letölthet egy további javasolt beállítást magyarázatokkal.
Többszintű státuszkód-rendszer
Ahol többszintű státuszkód-rendszer került telepítésre, ott nem csupán magának a pozíciónak lehet egy saját státusza, hanem az abban lévő "kisebb egységeknek is", így például a Konténeres küldeményfelvétel esetében a pozíció mellett az arra felvett konténereknek és - itt még - a konténerekbe felvett egyes altételeknek is:
Automatikus státuszváltás
Az egyes szinteken a Státuszváltás módja az alapértelmezett "Kéziből" automatikusba állítható át az előre definiált szabályok közül valamelyiknek a kiválasztásával:
Kézi státuszváltás a Nyitott pozíciókban
Kézi státuszváltást nem csak magában a pozícióban lehet megcsinálni, hanem a Nyitott pozíciókban is. A státuszváltások így gyorsabban végrehajthatók.
A pozíciószámok felépítése
A pozíciószámok felépítése szabadon választható a következő korlátozások betartásával:
-
A pozíciószám maximum 5 szegmensből állhat.
-
A szegmensek hossza külön-külön nem lehet 5 karakternél hosszabb
-
A szegmensekből alkotott teljes pozíciószám nem lehet 20 karakternél hosszabb
-
A szegmensek tartalma a következő lehet:
- Tetszőlegesen megadható alfanumerikus érték
- Évszám (1, 2, 3 vagy 4 karakter hosszan)
- Hónap
- Automatikusan kiadott futó sorszám előnullázva
A pozíciószám struktúrájának beállítását a telepítéskor kérésre elvégezzük.
Példák pozíciószám struktúrára:
A/YY/0001, ahol
-
A = tetszőleges betű
-
YY = Évszám 2 karakter hosszan
-
0001 = futó sorszám
A/YY/MM/0001, ahol
-
A = tetszőleges betű
-
YY = Évszám 2 karakter hosszan
-
MM = Hónap
-
01 = Futó sorszám
Az alábbi példa egy további lehetséges felépítést mutat, a lehetséges 20 karakterből 16-ot használva fel:
R/E/2016/11/0001
Az egyes karakterek jelentése ebben az esetben:
-
R: Road, azaz közúti pozíciót jelöl
-
E: azaz Export. Itt lehetne még I, azaz import, vagy D, azaz Domestic (belföld) vagy 3, azaz harmadik országos
-
2016: az év
-
a hónap
-
0001: a program által kiadott futó sorszám. FIGYELEM! Ha a statisztikák végett havi pénzügyi periódusokban szeretnének dolgozni (fuvarokat rögzíteni), akkor a pozíciószám futó sorszámának minden hónapban 0001-től újra kell indulnia, mert a program csak ebben az esetben tudja a pozíciószámban megadott hónap alapján a pozíciót a megfelelő pénzügyi periódusba automatikusan besorolni, így:
FIGYELEM!
-
A fenti példa csak egy a pozíciószám lehetséges felépítései közül
-
A fenti példában szereplő betűkódokat teljesen ki is lehet hagyni, aminek az előnye az, hogy új pozíciók felvételekor nem lesz olyan hibalehetőség, hogy valaki például I-t (importot) vesz fel E (export) helyett és emiatt a pozíciót stornózni kell, majd pedig helyesen újra felvenni. (Pozíció másolása pozícióból). A hátránya viszont az, hogy ebben az esetben nem lehet majd szűrni viszonylatokra (E vagy I stb.) sem a programban, sem pedig a programból előállított (Excel vagy más) listákban.
A pozíciószám 20 karakter hosszan szabadon alakítható ki, de figyelni kell a következőkre:
-
az egyes tagokat elválasztó / jel is egy karakter, ezeket is bele kell számolni a 20 karakterbe
-
lennie kell valahol egy futó sorszámnak, amelyet a program ad ki automatikusan, és amennyiben úgy döntenek, hogy ez a futó sorszám ne havonta, hanem csak évente induljon újra, akkor úgy kell kialakítani, hogy "egész évre elég legyen", azaz például a fenti példában egy év alatt csak 9999 pozíció vehető fel. Praktikusabb, ha havonta újra indul, mert akkor egyrészt biztosan elég lesz egy évre, másrészt - ahogy már szó volt róla - a program be tudja tenni automatikusan a hónap alapján a megfelelő pénzügyi periódusba.
-
a program a futó sorszámokat megszakítás nélkül adja ki (de ha havonta újraindul, akkor természetesen annak megfelelően), viszont később lehet olyan pozíció, amely valamilyen okból stornózásra kerül (a státusza át lesz állítva stornóra, mert elrontották a rögzítést, lemondták a fuvar stb.) Annak a pozíciószáma (futó sorszáma) újra nem kerül kiadásra, azaz például az R/E/2016/11/0004 egy elrontott, stornózott pozíció lesz, amelyhez nem készül számla stb.
-
a futó sorszámon kívül minden tagja a pozíciószámnak a pozíció rögzítésének megkezdésekor az előre definiált lehetőségek közül szabadon kiválasztható. Azaz ha például a felhasználó által utoljára felvett pozíció az R/E/2016/11/0001 volt, akkor a program az "R", "E", "2016" és "11" lehetőségeket fogja felajánlani, de ezek bármelyike helyett választható az előre definiált lehetőségek közül másik, így például "R", "I", "2016" és "12", ami azt jelentené, hogy ez is egy 2016-os közúti fuvar, de nem export, hanem import és pénzügyileg már nem novemberbe, hanem decemberbe sorolandó be.
Pdf formátumban letölthet egy további javasolt beállítást magyarázatokkal (komplett, részrakó, gyűjtő és túlméretes szállítmányokhoz)
Pozíciók keresése/felvétele
FIGYELEM! A Küldemény (pozíció) felvétel megnyitásakor először még nem maga a Pozíció felvételi ablak nyíilk meg, hanem az ún. Szűrőablak, amelynek segítségével eldöntheti, hogy:
- új pozíciót kíván felvenni
- vagy a régiek között keresni, szerkeszteni.
Amennyiben az utóbbi mellett dönt, akkor rögtön végezhet is rajtuk egy szűrést (különböző szempontok szerint), hogy a program csak a kívánt adatokat töltse be és ne az összeset (rendszeres használat esetén túl sokat)
Korábban felvett pozíciók keresése
Ha a szűrési funkciót használja (bal oldali ábra), akkor a felsorolt szűrési funciókat (mezőket) töltse ki a kívánt módon. A fenti példában azokra a pozíciókra fog rászűrni, amelyeknek a megbízója a "BEMUTATÓ ÜGYFÉL". A program az alsó, kék mezőben azonnal jelzi is, hogy 3 ilyen van és csak ezeket fogja betölteni, ha a 
gombra kattintunk.
A fenti ablak a 
gomb megnyomásával később is bármikor előhívható, amikor már a küldeményfelvételben dolgozik, így annak a fent ismertetett funkcióit bármikor újra használhatja.
Emellett a küldeményfelvételben dolgozva bármikor használhatja a 
Keresés a betöltött adatok között gombot is.
Új pozíció felvétele
Ha az új pozíció (rekord) felvételének elindítása funkciót használja - amihez az "Új adat rögzítése" mezőt ki kell pipálnia (lásd a fenti jobb oldali ábrát) - akkor a gombra kattinva nem kerül egyetlen korábban felvett pozíció (rekord) sem betöltésre, hanem egy újabb előválasztó ablak jelenik meg, melyben az újonnan felvételre kerülő pozíció legfontosabb adatait adhatja meg.
Az előválasztó ablak
Mielőtt maga a pozíciófelvételi ablak kinyílna, az alábbi előválasztó ablak jelenik meg.
- A pozíciószám első tagja az „R", jelentése Road, azaz közút (ezt a program ajánlja fel és nem lehet megváltoztatni)
- A második tagja lehet E, I vagy B, azaz export, import vagy belföld. Válassza ki!
- A harmadik tagja a pénzügyi periódus, amelybe a pozíció tartozni fog. Válassza ki!
FIGYELEM! A pozíciószámoknak a fenti csak egy nagyon egyszerű, lehetséges kialakítása. Lehet ennél hosszabb és összetettebb is. További információk itt.
Magát a pozíciószámot (az előre megadott logika szerint, amely jelen esetben futó sorszám) a program fogja kiadni, figyelembe véve a fent megadottakat.
A második, amit el kell döntenie, az, hogy:
- új, üres pozíciüt vesz fel
- vagy a mostani pozíciót egy korábban felvett pozícióból képezi (Pozíció felvétele aktuális pozícióból)
- vagy a mostani pozíciót egy előre megadott sablonból veszi-e fel. (Pozíció felvétele sablonból)
Ha minden szükséges adatot megadott, nyomja meg a gombot!
Ennek hatására megjelenik az üres pozíció (illetve egy már korábban kitöltött, amennyiben sablon pozíciót használ):
Az alvállalkozó adatainak megadása
FIGYELEM! Az itt bemutatásra kerülő pozíciónak csak egy alvállalkozója lehet, hozzá pedig több megbízó több árujával. Igény esetén azonban ettől eltérő, testreszabott, más struktúrájú pozíciók (küldemények) rögzítésének a lehetőségét is biztosítani tudjuk.
Kattintson az Alvállalkozó mezőben duplán vagy nyomjon Enter-t, ha már abban áll! A megjelenő ablak két részből (fülből) áll:
- Az alapadatokban adja meg az alvállalkozó adatait (amiket aztán az ügyféltörzsben rögtön el is menthet) vagy a * (csillag) gomb megnyomásával válasszon az ügyféltörzsben lévő cégek közül (csak azokból választhat, amelyeknél ott az alvállalkozó mező be van pipálva)
- A számlázandó tételekben készítsen egy előzetes költségtervet a fuvarra, az alvállalkozóra vonatkozóan!
Alvállalkozó alapadatok
- A cég nevét itt már nem módosíthatja
- A címet módosíthatja, pontosíthatja, ha kell
- Az ügyféltörzsből választhat, vagy itt megadhat másik kapcsolattartót, ha kell
- A kapcsolattartóhoz tartozó adatok az ügyféltörzsből a program automatikusan beilleszti, de azokat itt kiegészítheti, módosíthatja. FIGYELEM! Itt a céghez felvett kapcsolattartók közül az jelenik meg, amelyiknél ott be lett jelölve, hogy a fő kapcsolattartó! Ha ilyen ott nincsen, akkor ez a mező itt üres marad!
A fentieken túl az Alvállalkozónál kiválasztható még a fuvarozási mód. Ebben a mezőben a * gomb megnyomására megjelennek az előzetesen definiált Fuvarozási módok, melyekből egyet ki lehet választani (nem kötelező mező):
A Rendszergazda segédeszközökban (amely csak megfelelő jogosultsággal érhető el) lehet felvenni a lehetséges fuvarozási módokat:
A kiválasztott fuvarozási mód rá fog kerülni a megbízásra:
Az alvállalkozóhoz kapcsolódó költségterv készítése
Erre szolgálnak a számlázandó tételek (jelen esetben a számlázandó azt jelenti, amit várhatóan az alvállalkozónk fog felénk kiszámlázni):
+/- : válassza a - (mínusz) lehetőséget, mert az alvállalkozója irányába kiadása fog keletkezni
- Partner: válassza ki, hogy kitől várja majd a számlát. Ez alapesetben a már korábban kiválasztott alvállalkozója lesz (a program ezt fogja automatikusan beírni ide), de az ügyféltörzsből választhat helyette mást is, ha más állítja ki az alvállalkozója helyett majd a számlát)
- Tétel típusa: a legördülő menüből válasszon az előzetesen felvett tételek közül. Amint egyet kiválaszt (az egérrel rákattint, majd a TAB gombbal a következő mezőbe lép) a program automatikusan kitölti a hozzá kapcsolódó Tétel megnevezése, Db, ME (mennyiségi egység), Egységár, Devizanem, Nettó és ÁFA-kód mezőket, mégpedig a Tarifatörzsben az egyes tarifákhoz megadott alapértékek szerint.
- Az egyes tételekhez a program által itt ajánlott megnevezéseket és értékeket mind felülírhatja, illetve módosíthatja.
- Ha magát a tétel típusát nem találja a legördülő menüben, akkor menjen be a Tarifatörzsbe és ott először rögzítse azt! (Ehhez az Alvállalkozó ablakot először csukja be!)
Ha egy egy tétel (adatsor) összes adatát megadta, akkor a tételt a gombra kattintva mentse el! Ezután a csillaggal jelölt sorban elkezdheti egy újabb tétel felvételét, vagy a gombra kattintva elmentheti és bezárhatja az Alvállalkozó ablak összes adatát.
Ha majd a pozícióra vonatkozóan a megbízók számlázandó tételeit is felvette, akkor a program előzetes bevétel-kiadás kalkulációt fog Önnek végezni!
A teherautó és a járművezető adatainak megadása
Alapesetben az alábbi adatok megadása mezőről mezőre lépve, manuálisan történik:
Ilyenkor abban az esetben, ha a Rendszám, vagy a Pótkocsi rendszáma mezőben duplán kattintunk - megpróbálva így kinyitni a Járműtörzset, az alábbi hibaüzenetet kapjuk:
Ha viszont a Járműtörzs modult megvásároltuk, úgy is lehet rendszámokat megadni, hogy vagy egy, már korábban oda felvettet kiválasztunk (lásd lejjebb), vagy most úgy adunk meg egy újat, hogy a törzsbe bekerüljön és később már azonnal kiválasztható legyen:
- Ki kell nyitni a Pozíciófelvételben a Teherautó és járművek adatai ablakot:
- A Rendszám mezőben duplát kell kattintani, aminek hatására megnyílik a Járművek keresése ablak:
- Be kell pipálni, hogy Új adat rögzítése:
- Fel kell venni a Rendszámot (maximum 10 karakter hosszan, magyar rendszámok esetében középen kötőjellel, így: ABC-123) és ki kell választani a Járműcsoportot:
- Be kell zárni a Járművek ablakot, aminek hatására az alábbi ablak jelenik meg, ahol az Igen-re kell kattintani:
- A program visszatér a Teherautó és járművezető adatai ablakba, de a Rendszám mezőben az újonnan felvett Rendszám ekkor még nem fog megjelenni (ehhez még egy egyszerű lépés kell):
- A Rendszám mezőben állva meg kell nyomni a * (csillag) gombot, hogy megjelenjen a lista a Járművek törzsben felvett rendszámokról, melyek között már ott lesz az újonnan felvett rendszám is, amit ki kell választani (és a törzsben benne lesz, legközelebb már csak a * gombbal ki kell választani, ha előfordul):
FIGYELEM! Ha gyakran előfordul, hogy a pozíció rögzítésekor még nem tudjuk a rendszámot és azt szeretnénk ilyenkor beírni helyette, hogy "Kérjük megadni", akkor - a fent leírt módon - vegyük föl a rendszámok közé a törzsbe azt, hogy MEGADNI! és válasszuk ki azt, ha szükséges!
A megbízókhoz kapcsolódó adatok (alpozíciók) rögzítése
Most, hogy a fejléc adatok (pozíciószám, reláció és az alvállalkozó minden adata) teljesek, elkezdheti az egyes Alpozíciók felvételét, ami a gyakorlatban azt jelenti, hogy megadhatja, hogy a pozícióban (a teherautón, ebben a fuvarban) milyen megbízóknak milyen áruja van és azokat hol és mikor kell fel-, illetve lerakni.
- A 
megnyomására megjelenik az 1. számmal jelölt áru, amely a teherautóra felrakásra kerül, illetve megjelenik az összes olyan adatmező, melyet az áruhoz kapcsolódóan ki kell töltenie
- Megjelenik továbbá a 
gomb, mellyel ezt az árut (alpozíciót) - vagy a későbbiekben bármely, a pozícióhoz felvett más alpozíciót - törölhet, ha kiderül, hogy az mégsem lesz része a pozíciónak (azaz a megbízó áruja mégsem kerül fel a teherautóra).
FIGYELEM! Ez a pozíciófelvételi maszk a telepített demó verzió struktúrája. Igény esetén ettől eltérő, egyedi pozíciófelvételi maszkokat tudunk bevezetni előre egyeztetett tartalommal és kinézettel!
Egy megbízó alapadatainak megadása
Kattintson az egér bal gombjával kétszer a Megbízó mezőbe. Ennek hatására az alábbi ablak jelenik meg.
- a cég neve mező nyomja meg a "*" (csillag) gombot, aminek hatására egy újabb ablakban megjelenik az összes olyan cég, amelyet korábban az ügyféltörzsben felvett és kipipálta hozzá a megbízó mezőt
- vagy kezdje el beírni a cég nevét és a program automatikusan kiegészíti (ha korábban az ügyféltörzsben felvette és kipipálta hozzá a megbízó mezőt
- vagy írja be újként a cég nevét és adatait
- a kapcsolattartó mezőben nyomja meg a "*" (csillag) gombot, aminek hatására egy újabb ablakban megjelenik az összes olyan személy, akiket kapcsolattartóként korábban az ügyféltörzsben ehhez a céghez felvett. Ha közülük választ, akkor nem csak a személy neve fog megjelenni a kapcsolattartó mezőben, hanem alatta az ő össze korábban megadott elérhetősége is.
- vagy kezdje el beírni a személy nevét és a program automatikusan kiegészíti (ha korábban az ügyféltörzsben felvette)
- vagy írja be ide a személy nevét újként (ebben az esetben is megjelenik a válaszóablak, de ne foglalkozzon vele, hanem írja be az új személy nevét és nyomjon Entert), de ebben az esetben az összes elérhetőségét is itt kell megadnia
- töltse ki a megrendelésszám és paritás mezőket!
A megbízó(k)hoz kapcsolódó bevételterv készítése
Csakúgy, mint az alvállalkozó esetében a költségekre vonatkozóan, a megbízókhoz (minden egyes megbízóhoz külön-külön) előzetes bevétel-tervet készíthet, hogy Önnek a program már most, a pozíció (fuvar) felvételekor:
- a pozícióra vonatkozóan előzetes bevétel-kiadás kalkulációt végezhessen
- a kimenő számlákba pedig majd az előre felvett tételeket átemelhesse
Az egyes megbízókhoz kapcsolódó ablak második "füle" erre szolgál:
+/- : válassza a + (plusz) lehetőséget, mert a megbízója irányából bevétele fog keletkezni
- Partner: válassza ki, hogy kinek küldi majd a számlát. Ez alapesetben a kiválasztott megbízója lesz (a program ezt fogja automatikusan beírni ide), de az ügyféltörzsből választhat helyette mást is, ha más fizeti ki a megbízója helyett majd a számlát)
- Tétel típusa: a legördülő menüből válasszon az előzetesen felvett tételek közül. Amint egyet kiválaszt (az egérrel rákattint, majd a TAB gombbal a következő mezőbe lép) a program automatikusan kitölti a hozzá kapcsolódó Tétel megnevezése, Db, ME (mennyiségi egység), Egységár, Devizanem, Nettó és ÁFA-kód mezőket, mégpedig a Tarifatörzsben az egyes tarifákhoz megadott alapértékek szerint.
- Az egyes tételekhez a program által itt ajánlott megnevezéseket és értékeket mind felülírhatja, illetve módosíthatja.
- Ha magát a tétel típusát nem találja a legördülő menüben, akkor menjen be a Tarifatörzsbe és ott először rögzítse azt! (Ehhez a Megbízó ablakot először csukja be!)
Ha egy egy tétel (adatsor) összes adatát megadta, akkor a tételt a 
gombra kattintva mentse el! Ezután a csillaggal jelölt sorban elkezdheti egy újabb tétel felvételét, vagy a gombra kattintva elmentheti és bezárhatja a Megbízó ablak összes adatát.
A fel- és lerakóhelyek megadása
Minden megbízóhoz külön-külön megadhatja, hogy az áruját mikor és hol kell az alvállalkozójának felvennie.
A felugró ablakban a felrakóhely adatait adhatja meg:
A cég nevének és címének megadásához:
- a cég neve mező nyomja meg a "*" (csillag) gombot, aminek hatására egy újabb ablakban megjelenik az összes olyan cég, amelyet korábban az ügyféltörzsben felvett és kipipálta hozzá a "Csak cím" mezőt
- vagy kezdje el beírni a cég nevét és a program automatikusan kiegészíti (ha korábban az ügyféltörzsben felvette és kipipálta hozzá a "Csak cím" mezőt)
- vagy írja be újként a cég nevét és adatait
A lerakóhelyek esetében ugyanígy járjon el, minden megbízó esetében külön-külön:
A kapcsolattartó személy és az ő elérhetőségeinek megadásához:
- a kapcsolattartó mezőben nyomja meg a "*" (csillag) gombot, aminek hatására egy újabb ablakban megjelenik az összes olyan személy, akiket kapcsolattartóként korábban az ügyféltörzsben ehhez a céghez felvett. Ha közülük választ, akkor nem csak a személy neve fog megjelenni a kapcsolattartó mezőben, hanem alatta az ő össze korábban megadott elérhetősége is.
- vagy kezdje el beírni a cég nevét és a program automatikusan kiegészíti (ha korábban az ügyféltörzsben felvette)
- vagy írja be ide a személy nevét újként (ebben az esetben is megjelenik a válaszóablak, de ne foglalkozzon vele, hanem írja be az új személy nevét és nyomjon Entert), de ebben az esetben az összes elérhetőségét is itt kell megadnia
Végül adja még meg a fel-, illetve a lerakás dátumát a következőképpen:
A megbízók áruinak a felvétele
Az egyes megbízók áruit ugyanúgy külön-külön kell megadnia, ahogy a fel- és lerakóhelyeiket.
- Itt az összes adatot kézileg adja meg (azaz nem választhat korábban felvett törzsadatokból, kivéve az ME, azaz mennyiségi egységet)
- Mennyiségi egységet (rakodóeszközök/csomagolások) korábban megadott törzsadatokból a "*" (csillag) gomb megnyomásával választhat, vagy beírhat ide bármilyen újat (ebben az esetben írja be az új mennyiségi egységet, majd nyomjon egy Enter-t és ne foglalkozzon a megjelenő legördülő menüvel.
- Alul az "Áru kezelésére vonatkozó utasítások" mezőbe szabadon írhat szöveget
- Az ADR-adatok megadásához először pipálja ki felül az ADR-mezőt, majd alul az ADR-sorban nyomja meg a gombot. Ezután a megnyíló ablakban...
Ha egy áru (adatsor) összes adatát megadta, akkor az árut a gombra kattintva mentse el! Ezután a csillaggal jelölt sorban elkezdheti egy újabb áru felvételét.
FIGYELEM! Az áru mezőkben a következő mértékegységekkel kell felvenni az áru adatokat:
- Súly: kg
- LM (ládaméter): cm
- CBM: m3
- Hosszúság: cm
- Szélesség: cm
- Magasság: cm
(Nem kötelező mezők.)
Alvállalkozói ajánlatok rögzítése és visszajelzések küldése
A küldeményfelvételben lehetőség van arra, hogy az adott küldeményre (pozícióra) érkező különböző ajánlatokat rögzítse, majd pedig – amennyiben a levelezésével a SelExped összekapcsolásra került (a demónak nem része) – az összes ajánlattévőnek automatikus visszajelzést küldjön a megfelelő tartalommal:
- a cég neve mező nyomja meg a "*" (csillag) gombot, aminek hatására egy újabb ablakban megjelenik az összes olyan cég, amelyet korábban az ügyféltörzsben felvett és ...
- vagy kezdje el beírni a cég nevét és a program automatikusan kiegészíti (ha korábban az ügyféltörzsben felvette és ...
- vagy írja be újként a cég nevét
- adja meg az árat, amit az ajánlattevő adott és válassza ki a hozzá tartozó devizát
- írjon hozzá megjegyzést, ha szükséges
- válassza ki az ajánlat aktuális státuszát
- adja meg az egyes ajánlatok további adatait (ablak alsó részében, minden ajánlathoz külön-külön), ha szükséges
A 
gomb segítségével...
Fel- és lerakóhelyek sorrendjének beállítása
Ha egy pozíció (fuvarfeladat) rögzítésével idáig eljutott, akkor az alvállalkozó teherautójának már valószínűleg egy egész sor fel- és lerakóhelyet megadott. Az alábbi példában három megbízó hat fel-, illetve lerakóhelyét kell majd a teherautónak végigjárnia. A Fel/Lerakók sorrendje "fül" alatt a program erről készít egy táblázatot, amit aztán Ön átrendezhet, ha úgy gondolja, hogy az alvállalkozónak a felvétel sorrendjében készült listánál jobb címlistát tud összeállítani.
- A 
és a 
gombok segítségével mozgathatja a kívánt címeket fel-, illetve lefelé a listában (először kattintson annak a címnek a sorába, amelyet mozgatni kíván és utána mozgassa azokat)
- A 
gomb pedig arra szolgál, hogy a Google Maps-en automatikusan megnézhesse a program által automatikusan előállított - és Ön által esetleg az átsorrendezéssel módosított - útvonalat. Ha a térképen úgy látja, hogy az útvonal nem a legjobb a lehetséges változatok közül, akkor további átsorrendezést végezhet.
Ha elkészült a végleges sorrenddel (útvonallal), akkor egyszerűen lépjen tovább az Eredmény fülre, vagy a programban bárhova máshova.
A pozíció várható eredményének megtekintése
Tekintettel arra, hogy a pozíció rögzítése során az ahhoz kapcsolódó összes várható bevételt és kiadást megadhatta, a program már most, a pozíció rögzítésének befejezésekor képes megmondani, hogy az milyen eredményt fog hozni.
- Az egyes partnerek egyes tételeit itt nem csupán megtekintheti, hanem módosíthatja is, például egy megbízó fuvardíját megemelheti, ha a pozíció összesített eredménye alapján ezt szükségesnek találja
- A kalkulált (Kalk) euró és forint tételek mellett a tényleges, számlázott összeget is megtekintheti (ha valamelyiket a Számlázásban már kiszámlázta), illetve költség esetén a bejövő számláját ugyancsak a számlázásban már bejövőként felvette
A pozícióhoz csatolt dokumentumok
A SelExped-Szoftverrendszer része egy dokumentum-menedzsment, melynek segítségével a programban több helyen dokumentumokat csatolhat. Ezek egyike a küldeményfelvétel, melyben minden pozícióhoz (küldeményhez) hozzáadhat dokumentumokat (kárfotó, egyéb szkennelt dokumentumok stb). Ezenkívül a program a pozícióhoz készített fuvarokmányokat a nyomtatáskor automatikusan hozzáadja a csatolt dokumentumokhoz, ahogy az itt is látható:
Az alábbi példában pedig egy olyan (valós) pozíció látható, amelyhez a felhasználók az összes bejövő dokumentumot is feltöltötték: 
A SelExped Dokumentum-menedzsment részletes leírásához kattintson erre a linke!
Fuvarokmányok nyomtatása
A fuvarokmányok nyomtatásának leírása külön menüpontban található.
Egy pozíció státuszának változtatása
A küldemény (pozíció) felvétel bal felső sarkában mindig látható a pozíció két alapadata, a pozíciószám és a státusz.
- Új pozíció rögzítésekor a program automatikusan a folyamatban státuszt adja ki és mindaddig ezen is kell hagyni, amíg a pozíció (fuvarfeladat) még ténylegesen folyamatban van
- Amennyiben viszont a pozíció státusza változik, állítsa át az aktuálisra, ami lehet: késett, lezárt, ok vagy storno
ISO értékelés
Minden pozíciónak elkészítheti az ISO értékelését, ami aztán a ...on jelenik meg.
Az értékelés elkészítéséhez, illetve módosításához a képernyő jobb felső gombsorában található 
gombot nyomja meg, aminek hatására az alábbi ablak jelenik meg:
- Az értékelés fehér színű mezőibe szabadon írhatja be a kívánt szöveget, a mellettük lévő négyzet pedig vagy pipálva lehet, vagy üres. Ha kipipálja, akkor ...,, ha nem, akkor pedig ...
- A felvette, valamint a módosította mezőket a program automatikusan tölti ki, ezekbe nem írhat és nem módosíthatja a tartalmukat sem.
Egy pozíció rögzítésének befejezése
Amikor egy pozíció rögzítésével elkészült, akkor:
- vagy bezárhatja a teljes pozíciófelvételi ablakot (jobb felső x, szabványos Windows-ikon)
- vagy rászűrhet/kereshet más pozíciókra (ld. előző pont)
- vagy használhatja a pozíció (rekord) vezérlő ikonokat (köztük az új pozíció (rekord) felvételét)
Kiegészítő ablak a gyűjtő pozíciók kezeléséhez
Amennyiben valaki a SelExped FTL termék helyett a SelExped LTL terméket választja, azaz a komplett és a részrakó fuvarok mellett gyűjtőket is kíván szervezni, akkor a pozíciófelvételi modulja kiegészül a következő ablakkal:
-
Ebben az esetben tehát minden altételhez (jelen példában kettő van) külön-külön megadható egy Beszállítási gyűjtőpont és/vagy egy Beszállítási alvállalkozó és/vagy egy Kiszállítási gyűjtőpont és/vagy egy Kiszállítási alvállalkozó.
-
A fenti példában az első altételhez lettek ezek megadva, de természetesen lehet olyan altétel, amelyhez nincsen ezek közül egyik sem megadva (azaz a fő alvállalkozó, a nagy autó az árut feladótól címzettig maga viszi) vagy lehet, hogy meg van adva ezekből egy vagy több - annak megfelelően, hogy a diszponens az adott megbízó árujának szállítását éppen miként szervezi meg.
-
A Beszállítási gyűjtőpont, Beszállítási alvállalkozó, Kiszállítási gyűjtőpont és Kiszállítási alvállalkozó megadása pontosan úgy történik, ahogy az Alvállakozóé és a Megbízóé és itt is mindegyikre lehet ugyanúgy költséget tenni, ha van.
-
A be-/kiszállításhoz szükséges nyomtatványok telepítésre kerülnek és ugyanúgy használhatók, mint a főfutáséi.
-
Ha egy alvállalkozó több beszállítást is megcsinál (azaz több alpozícióhoz is felvételre kerül), akkor a program ezekről neki egy nyomtatványt csinál.
-
Ha egy alvállalkozó például egy beszállítást csinál, akkor a program ezt úgy értelmezi (úgy készíti el neki a beszállítási megbízást), hogy az adott altétel Felrakóhelyétől a külön fülön megadott Beszállítási gyűjtőpontig írja a viszonylatot. Ezzel egy időben a program az ún. Átrakós fuvarmegbízás használatakor tudni fogja, hogy a fő alvállalkozónak (a nagy autónak) az árut nem a Felrakóhelyen kell felvennie, hanem a Beszállítási gyűjtőponton, ezért neki a megbízást ennek megfelelően fogja elkészíteni.
Pozíció felvétele aktuális pozícióból
Egy új pozíciót létrehozhatunk úgy is, hogy lemásoljuk azt, amelyen éppen állunk.
- Álljunk rá arra a pozícióra, amelyet le szeretnénk másolni:
- Válasszuk az új pozíció felvételét, majd a három lehetőség közül a Pozíció felvételét aktuális pozícióból:
- A program egy új, soronkövetkező pozíciószámon létre fogja hozni az aktuális pozíciónk pontos másolatát, beleértve a fel- és lerakási dátumokat és az eredeti pozíción bevitt kalkulációinkat is. Ezek közül írjuk felül az új pozíción azokat, amelyek mások kell, hogy legyenek (és a többi adatból is azokat, amelyek mások...):
Pozíció felvétele sablonból
A leggyakrabban ismétlődő pozícióinkból létrehozhatunk egy sablont, hogy aztán az új pozícióinkat ebből az elmentett sablonból hozzuk majd létre az alábbi módon:
- Válasszuk az új pozíció felvételét, majd a három lehetőség közül a Pozíció felvételét sablonból, a lenyíló ablakban az elmentett sablonok közül választva:
A program a sablonból létre fogja hozni az új pozíciót, lemásolva az abban megadott adatokat, beleértve a dátumokat és díjakat a Pozíció felvétele aktuális pozícióból lehetőségnél leírt módon.
Sablonok kezelése
A sablonok kezeléséhez a mappa gombot nyomjuk meg:
A korábban felvett sablonjaink a bal felső részben kerülnek felsorolásra:
Ha az egyiket át szeretnénk nevezetni, írjuk át a nevét és kattintsunk a sor elején a ceruzára vagy nyomjunk CTRL + S - t:
Ha ugyanezt a sablont szerkeszteni szeretnénk, kattintsunk rá duplán. Ekkor meg fog nyílni a sablonunk (a sablon pozíciónk) és az adatai közül megváltoztathatjuk, amit szeretnénk. Ha ezzel készen vagyunk, egyszerűen csak be kell csukni ezt a pozíciót (ablakot), amire a program visszatér a fent látható Sablonok szerkesztése ablakba, elmentve a szerkesztett pozíción módosított adatokat. 
A Sablonok szerkeztése ablak alsó gombsorának jelentései a következők:
- Kuka: annak a sablonnak a törlése, amelyen éppen állunk
- Szermüveg: sablon megnyitása szerkeztésre (ugyanaz, mint ha duplán kattintanánk a sablonra (ld fent)
- x2: lemásolja a sablon, amelyet aztán átnevezhetünk és megnyithatjuk szerkesztésre, hogy egy új, de a már meglévőhöz hasonló sablont hozhassunk létre
- Kérdőjel: a súgó bekapcsolása
- Pipa:a Sablonok szerkesztése ablak bezárása
A jobb oldali két gomb jelentése:
- Aktuális pozíció felvétele új sablonként: ha az adott pozíciót, amelyen éppen állunk (például amit most hoztunk létre először, de mostantól ismétlődni fog majd), fel szeretnénk venni sablonként, akkor használjuk ezt a funkciót a következőképpen:
A pozíción állva nyomjuk meg a Sablonok szerkesztése gombot:
Nyomjuk meg az Aktuális pozíció felvétele új sablonként gombot, aminek hatására létre fog jönni egy új sablonunk. Erre aztán kattintsunk rá egyszer, hogy a sorába álljunk és hogy nevet adhassunk neki (felülírva az automatikusan kiadott Új sablon nevet):
Írjuk be az új nevet és a ceruzára nyomva vagy a CTRL + S -t nyomva mentsük el:
- Sablon átvétele az aktuális pozícióba: a sablon adatait beilleszti az aktuális pozícióba (felülírva annak az adatait)
SelExped FTL
Egy pozíción egy megbízó és hozzá egy vagy több alvállalkozó rögzíthető. Sok adat kezelése sok felhasználó egyidejű hozzáférésével, akár több telephelyről is.
- Pozíciók keresése/felvétele
- Megnyílik a Pozíciófelvételi ablak (az alábbi példában egy már felvett pozíciót nyitottunk meg)
FIGYELEM!
Ennél a terméknél a fejrészben a Megbízó van:
És hozzá egy vagy több Alvállalkozót vehetünk fel (attól függően, hogy a fuvarfeladatát hány alvállalkozóval csináltatjuk meg. Ebben a példában csak egy van, de a plusz gombbal hozzá lehet adni továbbiakat):
FIGYELEM! Ha csak egy Alvállalkozónk van, de ő több viszonylatot csinál, akkor is fel kell venni az egyes viszonylatokat külön altételekre a plusz gomb segítségével! Ilyenkor a már felvett viszonylaton (Altételen) állva nyomjuk meg a plusz gombot, hogy a program annak az adatait (így az Alvállalkozót) automatikusan lemásolja nekünk. Ha a két viszonylat között az alvállalkozó díját nem tudjuk vagy nem akarjuk felosztani, akkor a teljes díját az első viszonylatára (altételére) tegyük és figyeljünk rá, hogy a Megbízását úgy nyomtassuk, hogy közben az első viszonylatán (altételén) állunk, mert a díja a Megbízásán csak ebben az esetben fog megjelenni!!
FIGYELEM! Ha belépünk az Alvállalkozó ablakba és átírjuk a korábban felvett Alvállalkozó nevét, akkor
- Ha nincs kalkuláció, akkor minden további nélkül engedi a műveletet
- Ha már volt a korábban felvett Alvállakozóhoz díj felvéve, akkor az a díj - figyelmeztetéssel - törlődik, (amennyiben nincs még kiszámlázva)
- Ha már van olyan kalkuláció, amely ki van számlázva, akkor nem fogja engedni módosítani az Alvállalkozót.
FONTOS, hogy ha több viszonylatunk (altételünk) is van, és az egyiken átírjuk az Alvállalkozót, akkor a többin akkor sem fog ennek hatására automatikusan módosulni, ha az Alvállalkozó azokon is ugyanaz volt, mint amelyiken módosítottunk! - Minden alvállalkozóhoz külön-külön adhatjuk meg a következő adatokat:
- Teherautó, járművezető
- Felrakóhely
- Felrakó vámkezelés
- Lerakóhely
- Lerakó vámkezelés
- Áruadatok - Elkészíthetjük a fuvarhoz tartozó Megbízásokat és Visszaigazolásokat, valamint az Aktafedőt
- A Pozíciófelvételben található Excel export gombra kattintva Vezetői kimutatásokat készíthetünk
+36 20 9213679